Suite a la publication de l’article « G Form + Form Ranger = Formulaire Interactif », une nouvelle demande a été émise. Le besoin est d’avoir une liste de date de formation à jour au fur et à mesure des inscriptions.

Etape 1 : Installation de FormRanger

Toute l’interaction du formulaire est due au module complémentaire FormRanger. Il faut installer celui-ci à partir de du G form d’origine

Modules complémentaires

Une fois FormRanger installé, une icone supplémentaire s’affiche

Icone formRanger

Préparation du G Form

Suite à l’installation de formRanger, il faut créer le corps du formulaire afin de déterminer les champs nécessaires. Pour cette exemple, j’ai besoin du Prénom, du Nom et de la date choisie pour la formation. C’est ce dernier champ qui sera interactif avec l’utilisation de formRanger.

Préparation du G Sheet

Cette étape permet de préparer le G Sheet qui enregistre les demandes et c’est à partir de celui-ci que FormRanger ira chercher les informations.

Pour générer le G Sheet, il faut rester dans le G form, sélectionner l’onglet « REPONSES » et cliquer sur l’icone Sheet (créer une feuille de calcul). Cette action lie la feuille de Calcul au formulaire.

Onglet REPONSES

Une fenêtre de sélection s’affiche. Il est possible de choisir une nouvelle destination, ou un G Sheet déjà existant. Il faut ensuite juste créer

Choix de la destination du G Sheet

Automatiquement le G sheet est créé, et on retrouve l’ensemble des informations nécessaire. L’ensemble des champs saisi par l’utilisateur, l’horodateur de l’envoi de la commande.

Format du G Sheet de réception des réponses

Préparation du moteur interactif formranger

Afin de rendre ce formulaire interactif, il est important d’avoir un second onglet GSheet qui contient les dates proposées, le champs interactif, et le critère d’affichage.

Il faut donc créer un deuxième onglet dans le G Sheet de réception des réponses du G Form. Dans cet onglet, il y a 4 colonnes :
DATE FORMRANGER : c’est le champs qui sera utilisé pour s’afficher dans le formulaire
DATE PROPOSEE : Champ de contrôle qui permet de proposer les dates de formations. Cette colonne est remplie par l’administrateur du GForm.
NB PLACES PROPOSEES : Champ de contrôle qui permet d’indiquer le nombres de places disponibles pour cette date. Cette colonne est remplie par l’administrateur du GForm.
NB PLACES RESTANTES : Champ calculé qui permet de determiner le nombre de places qui reste. Cette information sera reprise dans le champs DATE FORMRANGER

Moteur Interactif

Mise en place des diverses formules

Pour avoir le nombre de place restant dans l’affichage du formulaire, la commande JOIN a été utilisée. Dans l’exemple, il y a une jointure entre la date de formation proposée et le champs de place restante. C’est cette colonne qui sera utilisée dans le formRanger.

La commande JOIN

Afin de compter le nombre de place restant, il faut utiliser la commande COUNTIF. Cette commande va compter le nombre d’occurrences d’un critère dans une plage donnée. Dans l’exemple, la formule compte le nombre de fois qu’elle trouve la date proposée dans l’onglet de réponse du G Form (onglet 1). Attention, il ne s’agit pas de la colonne « Horodateur » (A1) mais de la colonne « Date_Formation_Choisie » (D1)

Compter le nombre de réservation faite à une date

Mise en place de l’interactivité

Lorsque le G Sheet est prêt, il faut mettre l’interactivité en place.
Il faut aller sur le G Form source et sélectionner la section cible.

Section cible contenant l’interaction avec le GSheet

Attention !! celle-ci doit être d’un des formats suivants

Format adapté au formRanger

Une fois la section sélectionnée et au bon format, il faut lancer FormRanger en appuyant sur l’icone situé en haut du formulaire

Icone formRanger

Une fenêtre s’ouvre. Sélectionner l’option « Start »

Lancement de formRanger

la fenêtre formRanger s’affiche en bas a droite de la fenêtre du G Form. Le nom de la section sélectionnée apparaît dans la fenêtre formRanger.

Fenêtre formRanger

Sélection d’un nouveau Range interactif

Cocher l’option Populate from range, cliquer le +, puis new range

Il faut sélectionner le Google Sheet qui recueille les réponses du G form. Ici, il s’agit du G sheet « Formulaire_Formation » lié au G Form. Il faut ensuite cliquer sur le bouton « SELECT »

Sélection du G Sheet de réponses

Dans la nouvelle fenêtre, on sélectionne l’onglet PARAMÈTRE et la colonne DATA FORMRANGER. Dans l’affichage de prévisualisation, on voit déja nos informations :-). Cliquer sur NEXT

Dans cette nouvelle fenêtre, mettre un nom à la selection et cliquer sur le bouton « Save and Populate question »

Suite à cette action, le formulaire d’origine a changé. la section source contient maintenant la liste des valeurs contenue dans le GSheet

Mise a jour section Date_formation_Choisie

Afin de mettre a jour le formulaire, ne pas oublier de cocher l’option « On Form submit ».

Option de mise a jour à chaque formulaire

Test du formulaire de réservation

Lors de la visualisation du formulaire, dans la section Date_Formation_Choisie est bien à jour

Il suffit de sélectionner une date et d’envoyer le résultat. Celui-ci est bien enregistré dans le G Sheet.

Enregistrement de la date choisie

Le problème est que dans l’onglet Paramètre, la place n’est pas prise en compte. En effet, la valeur enregistrée est « 01/04/2019 – 5 » et le countif est incapable de recherche un texte contenu dans une chaîne de caractères.

Nombre de place restante non mise à jour

Extraction de la date

Afin de faciliter le travail de comptage, une nouvelle colonne va être créer dans le premier onglet. Cette colonne va contenir que la date choisie. L’extraction de la date se fait grâce à la commande STXT (MID) qui permet d’extraire une chaîne de caractères à partir d’une position de départ et d’une position d’arrivée.
Pour paramétrer la position d’arrivée, l’utilisation de la commande FIND permet de rechercher la position du caractère « -« . Il faut aussi penser a enlever une unité à ce chiffre pour ne pas prendre l’espace.
Dernière subtilité, la commande ARRAYFORMULA permet de dupliquer la formule sur l’ensemble des cellules de la colonne.

Une fois la date extraite, il suffit de modifier la formule du comptage en ciblant la nouvelle colonne et le tour est joué

Pour aller plus loin

Dernière astuce, pour rendre ce formulaire encore plus interactif, la formule JOIN va être améliorée afin de ne plus rien afficher quand on arrive à la valeur 0 en nombre de places restantes. Avec la commande SI, le nombre de place restante est testé. Si celui-ci est au dessus de 0, on fait la jointure, sinon on efface la ligne en mettant un caractère blanc.

Effacement de l’option si on arrive a 0 places disponibles

Cette action permet d’effacer le choix dans la liste déroulante du G Form.

2 Commentaires

  1. Bonjour, super votre article, est ce possible de faire type un bon de commande ?
    Par exemple j’ai créé un formulaire de bon de commande avec les informations personnelles et maintenant je souhaiterai créer une partie pour les produits à commander. J’ai une gamme de produits, tous au même prix mais différents parfums.
    Disons j’ai donc un parfum A, B et C. Je souhaiterai que la personne ait la possibilité de choisir A, B et/ou C, saisir la quantité, et que ça lui donne (si possible) le total à payer. Et qu’ensuite moi je puisse récupérer toutes les informations sur un googlesheet. Merci pour votre aide.

    • Bonjour Angie,

      Je pense que c’est possible en utilisant une section différente dans le formulaire.
      Une partie commande, simple à faire, s’il n’y a pas d’affichage de stock
      et une partie récapitulative, utilisant un FormRanger pour afficher les calculs.
      Ceux-ci sont a faire dans le Google Sheet réceptionnant les commandes (Quantité commandée / Prix unitaire HT / TVA / total)
      Pensez à soit horodater ou incrémenter vos commandes.

      N’hésitez pas en cas de probleme

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