Franck RIBARDIERE

L’utilisation d’un tableur pour compiler, analyser et restituer des informations est monnaie courante au sein d’une entreprise.

Malheureusement, de mauvaises habitudes de travail ne permettent pas d’optimiser les traitements de récoltes des informations, ne facilitent pas l’analyse de ces données de façon automatisée et encore moins la restitution de l’information de manière optimum.

Il existe cependant quelles bonnes pratiques qui facilitent le travail et permettent de gagner du temps

Mise en page

Comme avec tout logiciel de tableur, il est possible de commencer la saisie de ses données à n’importe quel endroit de la feuille. Mais pour faciliter l’exploitation des données, il est recommandé de ;

  • Commencer à la première ligne et la première colonne.
  • Mettre les étiquettes (nom des champs) dans la première ligne
  • Insérer les données liées à ces champs verticalement en dessous.
 

Format de données

Forme atomique

Suivant le besoin de l’utilisateur, il est important de bien s’assurer que les données soient en format dit “Atomique” c’est a dire qu’aucune subdivision de l‘information initiale n’apporte une information supplémentaire ou complémentaire.

L’exemple ci dessous, n’est pas de forme dite “Atomique”, car on peut encore séparer le nom et le prénom, ce qui donne une information supplémentaire.

 

  

 

L’importance d’avoir une information par cellule est primordiale. Ce format va faciliter l’ensemble des traitements de données (recherche / Tri).

Unicité des données

il est important de s’assurer que chaque donnée est unique et facilement identifiable. Dans un fichier RH, il y a souvent des noms similaires, deux jean martin ou pierre dupont. Il est important d’avoir un critère de sélection soit la date de naissance (ce qui n’est pas forcément un gage d’unicité) ou un Id RH

 

Ce critère servira dans les tris, les recherches, etc. avec les fonctions Google 

Type de format

Chaque colonne doit être formatée pour héberger le même type de données (par exemple, toutes les données dans la colonne A sont format de date, colonne B, etc.). il est préférable de définir le format de chaque colonne et ne pas laisser ce choix à Google qui risque  d’utiliser des formats automatiques et non adaptés. Il arrive que le format choisit ne convienne pas au traitement et la fonction Google ne sait pas traiter les données.

Pour utiliser les bons type de format,Sélectionner toute la colonne cible et Faire Format >> Nombre. Un grand nombre de format est disponible

 

 

Ces quelques bonnes p ratiques permettront à terme de gagner de l’efficience dans le traitement des données

 

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